💡「あの人が辞めたら業務停止？」Excelの呪縛を解き、組織を守る“ガラス張りの自動化”戦略【Google Apps Script活用法】

📰冷や汗が止まらない…「秘伝のマクロ」が動かなくなったあの日の絶望

ある企業のオフィスで、経理担当の女性が顔面蒼白で立ち尽くしていた光景が忘れられません。「退職した前任者が作ったマクロが、突然エラーを吐いて動かないんです…給与計算が間に合いません」。画面には意味不明な英語の羅列。作った本人はもういない。誰も中身が分からない。まさに「業務停止」の瞬間でした。

正直、これは対岸の火事ではありません。あなたの会社にも「〇〇さんしか触れないExcelファイル」はありませんか？それは便利な道具ではなく、いつ爆発するか分からない「時限爆弾」です。人はいつか必ずいなくなります。その時、会社を守れますか？経営者として、この「見えないリスク」に目をつぶるのは、あまりに危険な賭けです。

📰「便利」の裏に潜む「属人化」という時限爆弾のスイッチ

ExcelのVBA（マクロ）は確かに強力です。しかし、ローカル環境で動くその性質上、どうしても「個人のPCの中」に閉じこもりがちです。コードを書いた本人にとっては快適な城でも、他の人にとっては迷宮そのもの。これが「属人化」の正体です。

私が多くの現場で見てきたのは、複雑怪奇に絡み合ったスパゲッティコードの山。修正しようにも、どこを触ればいいのか検討もつかない。結局、その業務プロセス自体がブラックボックス化し、改善どころか維持すら困難になる。これは、DX以前の問題として、企業の「安全欲求」を脅かす重大な経営課題なのです。

📰クラウド上の「Google Apps Script」なら業務プロセスは誰でも見える資産になる

そこで提案したいのが、Google Apps Script（GAS）への移行です。難しい話ではありません。普段使っているGoogleスプレッドシートに、少しのプログラムを加えるだけ。最大の違いは「クラウド上で動く」こと。つまり、特定のPCに依存せず、ブラウザさえあれば権限を持つ誰もがコードを確認し、修正できるのです。

「ブラックボックス」から「ガラス張り」へ。この変化は劇的です。GASは環境構築も不要で、今日からすぐに始められます。言語もWeb標準のJavaScriptベースなので、VBAに比べて学習リソースが圧倒的に多く、若いエンジニアならすぐに理解できる。つまり、「人への依存」を極限まで減らし、業務プロセスを「会社の資産」として管理できるようになるのです。

📰まずは「毎朝の通知」から。小さな成功体験が組織のアレルギーを消し去る

いきなり基幹業務を置き換える必要はありません。まずは「毎朝、スプレッドシートの内容をChatworkやSlackに自動通知する」といった、ごく小さな機能からGASを試してみてください。これだけで「あ、便利だね」「これなら自分たちでも直せそうだね」という空気が生まれます。

この「小さな成功体験（スモール・ビクトリー）」こそが重要です。現場のアレルギー反応を抑えながら、徐々に「属人化」という病巣を取り除いていく。気がつけば、誰が休んでも、誰が辞めても、業務が滞りなく回る「強い組織」ができあがっているはずです。恐怖に怯える日々は、もう終わりにしましょう。

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