💡【実録】社員20名の町工場が生成AIで「会議」を月100時間消滅させ、その分を外回りに使ったらV字回復した話【議事録自動化の衝撃】

毎週月曜日の朝が憂鬱だったある製造業社長の告白

「正直、ウチの会議は死んでいました」。社員20名ほどの金属加工会社を営むB社長が、居酒屋でポツリと漏らした言葉が今でも耳に残っています。毎週月曜の朝礼と定例会議。資料の読み合わせだけで1時間が過ぎ、誰も意見を言わないまま、最後は社長が「じゃあ、そういうことで」と締める。これが毎週繰り返されていたんです。

実はこれ、中小企業では「あるある」ですよね。私も多くの現場を見てきましたが、この「何も決まらない会議」が生む損失は、目に見える人件費だけじゃありません。「どうせ何も変わらない」という学習性無力感を社員に植え付ける、まさに組織のガンなんです。B社長の会社も、まさにこの病に侵されていました。

AI導入の壁は「技術」ではなく「現場の拒絶反応」だった

そこで私たちは、生成AIを使った「会議改革」に乗り出しました。やることは単純。会議の音声をAIで拾い、リアルタイムで文字起こしし、終了と同時に「決定事項」と「ネクストアクション」だけを要約して全社員に飛ばす。これだけです。でも、導入当初の現場の反発は凄まじかった。「AIに監視されるのか」「俺たちの発言を評価する気か」。

新しいことを始めようとすると、人間は本能的に「損失回避」の心理が働いて、現状維持を選ぼうとします。だから私はB社長に、「効率化しよう」と言うのを止めてもらいました。代わりに、「議事録係の〇〇さんの負担をゼロにして、彼女を定時で帰してあげよう」と言い換えてもらったんです。これだけで、現場の空気は一変しました。

月100時間の余白がもたらした予想外の「副産物」

結果は衝撃的でした。ダラダラと続いていた会議は、AIが論点を整理してくれるおかげで半分の時間に短縮。議事録作成に費やしていた週5時間はゼロに。社員20人分で計算すると、月間でなんと約100時間もの「余白」が生まれたんです。

でも、本当に凄かったのはここから。空いた時間で営業チームが「ずっと行きたかったけど行けていなかった」休眠顧客への訪問を再開したんです。すると、そこから新規の大型案件が舞い込み、なんと半年で過去最高益を叩き出しました。「会議を減らしたら売上が増えた」。風が吹けば桶屋が儲かるような話ですが、これは紛れもない事実です。

ツールを入れるな「心理」をハックせよ

この事例から言えるのは、AIは単なる「時短ツール」ではないということです。AIは、人間が本来やるべき「創造的な仕事」や「顧客との対話」に集中するための、強力なパートナーになり得るんです。

多くの経営者が「ウチにはIT人材がいないから」と諦めてしまいますが、B社長の会社にもIT専門家はいませんでした。必要だったのは、高価なシステムではなく、「社員を楽にしてあげたい」というリーダーの想いと、最初の一歩を踏み出す少しの勇気だけ。あなたの会社の会議室にも、拾いきれていない「利益の種」が落ちているかもしれませんよ。

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