情報インプットに使えるGoogleKeepを使った「タグ付け」
GoogleKeepは保存場所ではなく取り出す場所
「これ、あとで使えそう」と思ってGoogle Keepへ保存したメモ。数週間後、必要になった瞬間に見つからない。検索窓へ思いつく言葉を入れても出てこず、結局もう一度Googleで調べ直す。こうした経験が増えているなら、問題は情報収集量ではなく「取り出し方」にあります。情報管理で重要なのは、何件保存したかではありません。必要な場面で、必要な情報へ短時間でたどり着けるかです。Google Keepを情報インプットに使うなら、この「再利用」を前提に設計する必要があります。
タグ付けで変える情報の探し方
Google Keepではラベルを使ってメモを分類できます。ここでポイントになるのが、ラベルを単なる整理用の箱として考えないことです。「マーケティング」「生成AI」「営業」「人材育成」のように、あとから自分が探しそうな切り口をタグとして設定します。たとえば「生成AIを営業提案に使う事例」を見つけたなら、「生成AI」と「営業」という複数の視点から再発見できる状態を作ります。情報を一つの場所へしまう発想から、「どの文脈からでも取り出せる状態を作る」という発想へ切り替えるわけです。
タグはテーマだけでなく用途でも付ける
タグ設計で陥りやすいのが、「AI」「マーケティング」「DX」のようなテーマ分類だけを増やしてしまうことです。実務で情報を探すとき、頭の中に浮かぶのはテーマだけとは限りません。「次の会議で使いたい」「記事のネタにしたい」「顧客へ説明するときに使えそう」といった用途から思い出すこともあります。そこで、タグを「テーマ」と「用途」の2方向から設計する方法がおすすめです。たとえば「生成AI＋記事ネタ」「心理学＋提案資料」「DX＋顧客事例」といった組み合わせです。これは情報を分類するというより、未来の自分が情報へ戻るための入口を増やす設計です。
おすすめのタグ設計
最初から大量のタグを作る必要はありません。むしろタグが増えすぎると、「どのタグを付ければいいのか」と保存時の判断が重くなります。認知負荷を抑え、迷わず使える状態を作ることが継続には重要です。まずは「テーマタグ」「用途タグ」「状態タグ」の3種類から始めると運用しやすくなります。テーマタグには「生成AI」「マーケティング」「営業」「経営」「心理学」など、情報が何について書かれているかを設定します。用途タグには「記事ネタ」「提案資料」「会議」「研修」「アイデア」など、何に使える情報なのかを設定します。状態タグには「未読」「確認済」「重要」など、情報を現在どう扱っているかを設定します。
たとえば、行動経済学を営業資料へ応用できそうな記事を見つけたら、「心理学」「営業」「提案資料」「未読」と付けます。後日、営業提案を作る場面では「提案資料」から探せますし、心理学の記事を書きたいときには「心理学」から探せます。こうすると、保存時の分類ではなく「利用時の検索」を中心にした情報管理へ変わります。
保存する情報を増やす前に検索できるか確認する
ここで一度、自分のGoogle Keepを確認してみてください。「過去1か月以内に保存した重要な情報を、30秒以内に3件取り出せるか」「同じ情報を別の切り口から探せるか」「タグ名を見ただけで用途が分かるか」。3つとも難しい場合、情報不足ではなく検索構造に改善余地がある可能性があります。これは「なんとなく整理できていない」という感覚を、「情報へ到達するまでの検索負荷」という構造へ置き換えて考える方法です。感覚的な問題を構造として捉え直せば、「もっと整理しよう」ではなく、「検索入口をどう設計するか」という具体的な改善へ進めます。
GoogleKeepを情報インプットの入口にする
情報収集は、保存した瞬間に終わる仕事ではありません。「発見→保存→タグ付け→検索→再利用」までつながって、初めて仕事に使える情報になります。情報管理の目的を「きれいに整理すること」にすると、タグ付けそのものが仕事になりかねません。目的はあくまで、企画会議、記事執筆、営業提案、意思決定など、必要な瞬間に情報を取り出すことです。まずは今日から、Google Keepへ保存するときに「これは何の情報か」と「何に使うか」の2つだけタグを付けてみてください。数週間後、検索するときの感覚が変わってきます。あなたのGoogle Keepには、「保存したことは覚えているのに見つけられない情報」がどれくらい眠っているでしょうか？
Google Keepへ情報を保存しているのに、「必要なときに見つからない」「集めた情報を仕事へ活用できない」と感じていませんか？情報管理は、ツールを導入するだけでは改善しません。情報をどのように分類し、検索し、実際の業務へつなげるかまで設計することで、日々のインプットを事業に使える情報へ変えやすくなります。
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